খুচরা নগদান বই কাকে বলে? খুচরা নগদান বইয়ের প্রকারভেদ?

বড় বড় প্রতিষ্ঠানে প্রতিদিন প্রচুর লেনদেন সংঘটিত হয়ে থাকে। তাই ছোট খাটো খরচের হিসাব রাখা হিসাবরক্ষকের পক্ষে সম্ভব হয় না। কাজের পরিধি কমানোর জন্য ছোট ক্যাশিয়ার নিয়োগ দেওয়া হয়। এতে বড় ক্যাশিয়ারের শ্রম ও সময় বাঁচে। বড় বড় প্রতিষ্ঠানে খুচরা নগদান বইয়ের প্রয়োজনীয়তা অনস্বীকার্য।

খুচরা নগদান বই কাকে বলে :-

বড় বড় প্রতিষ্ঠানে দৈনন্দিন ছোট খাট খরচসমূহ লিপিবন্ধ করার জন্য যে বিশেষ নগদান বই ব্যবহার করা হয় তাকে খুচরা নগদান বই বলে।

খুচরা নগদান বই প্রধান ক্যাশিয়ারের সহায়ক নগদান বই হিসাবে বিবেচিত। প্রধান ক্যাশিয়রের শ্রম ও সময় বাঁচানোর জন্যই খুচরা নগদান বইর প্রধান উদ্দেশ্য। এই বইতে ছোট খাটো খরচ যেমন কাগজ, কালি, যাতায়াত, ডাক টিকিট, আলপিন জন্য ইত্যাদি খরচসমূহ শিবিবন্ধ হয়ে থাকে। একটি নির্দিষ্ট সময় শেষে খুচরা নগদান বই থেকে মোট খরচের পরিমাণ সংশ্লিষ্ট খতিয়ানে স্থানান্তর করা হয়।

আরও পড়ুন :- বেতন ও মজুরী কাকে বলে?

খুচরা নগদান বইর প্রকারভেদ :-

বড় বড় প্রতিষ্ঠানসমূহ দৈনন্দিন ছোট খাট খরচসমূহ হিসাবভুক্ত করার জন্য বিভিন্ন প্রকার খুচরা নগদান বই ব্যবহার করে থাকে। কোন ধরণের খুচরা নগদান বই ব্যবহার করবে তা নির্ভর করে প্রতিষ্ঠানের সিদ্ধান্তের উপর। নিচে খুচরা নগদান বইর প্রকারভেদ আলোচনা করা হলো ।

১. সাধারণ খুচরা নগদান বই (Simple petty cash book)।

২. বহুঘরা বা বিশ্লেষণাত্মক খুচরা নগদান বই (Columnar or Analytical petty cash book)।

৩. অগ্রদত্ত নিয়মে খুচরা নগদান বই (Imprest system petty cash book) |

সাধারণ খুচরা নগদান বই :

সাধারণ খুচরা নগদান বই একঘরা নগদান বইর অনুরূপ। প্রধান ক্যাশিয়ারের নিকট হতে অর্থ গ্রহণ করলে এই বইর ডেবিট পার্শ্বে লিখতে হবে। আবার প্রতিদিনের ছোট খাট খরচসমূহ এই বইর ক্রেডিট পার্শ্বে লিখতে হবে।

সুতরাং যে বইতে প্রধান ক্যাশিয়ারের নিকট হতে প্রাপ্ত অর্থ এবং ছোট-খাট খরচসমূহ তারিখ অনুসারে লিপিবন্ধ করা হয় তাকে সাধারণ খুচরা নগদান বই বলে।

আরও পড়ুন :- নগদান বই কাকে বলে?

বহুঘরা বা বিশ্লেষণাত্মক খুচরা নগদান বই :

যে বইতে প্রধান ক্যাশিয়ারের নিকট থেকে প্রাপ্ত অর্থ ডেবিট পার্শ্বে এবং ছোট-খাট খরচসমূহ বিশ্লেষণ করে সংশ্লিষ্ট ঘরে ক্রেডিট পার্শ্বে লিপিবদ্ধ করা হয় তাকে বিশ্লেষণাত্মক খুচরা নগদান বই বলে।

এই নগদান বইতে ডেবিট পার্শ্বে একটি ঘর এবং ক্রেডিট পার্শ্বে মোট টাকার পরিমাণসহ অনেকগুলো ঘর থাকে। ক্রেডিট পার্শ্বে সংশ্লিষ্ট খরচসমূহ স্ব স্ব ঘরে লিপিবন্ধ করা হয়।

অগ্রদত্ত নিয়মে খুচরা নগদান বই :

এই পদ্ধতিতে প্রধান ক্যাশিয়ার ছোট ক্যাশিয়ারকে একটি নির্দিষ্ট সময়ের খুচরা ব্যয় নির্বাহের জন্য কিছু পরিমাণ টাকা অগ্রিম প্রদান করে থাকেন। একটি নির্দিষ্ট সময়ের খুচরা চের বিবরণী প্রধান ক্যাশিয়ারের নিকট পেশ করা হয়।

প্রধান ক্যাশিয়ার খুচরা খরচের ভাউচার যাচাই বাছাই করে তা বুঝে নেন এবং যে পরিমাণ অর্থ ব্যয় হয় তা আবার ছোট ক্যাশিয়ারকে প্রদান করেন। এতে করে পূর্বে প্রাপ্ত অর্থের সমপরিমাণ দাঁড়ায়।

সুতরাং যে বইতে প্রধান ক্যাশিয়ারের নিকট হতে অগ্রিম প্রাপ্ত অর্থ ডেবিট পার্শ্বে এবং খরচসমূহ বিশ্লেষণ পূর্বক স্ব স্ব ধরে ক্রেডিট পার্শ্বে রেকর্ড করা হয় এবং নির্দিষ্ট সময়ের বায়িত সমপরিমাণ অর্থ প্রধান ক্যাশিয়ারের নিকট হতে গ্রহণ করা হয় তাকে অগ্রদত্ত খুচরা নগদান বই বলে।

আরও পড়ুন :- হস্তান্তরযোগ্য ঋণ দলিল কি?