ই মেইল কাকে বলে? ই-মেইল পাঠানোর নিয়ম?

ই মেইল কাকে বলে :-

E-mail-এর পুরো নাম হলো Electronic Mail। ই-মেইল হচ্ছে কম্পিউটার নেটওয়ার্কের মাধ্যমে তথ্য আদান-প্রদানের একটি বিশেষ পদ্ধতি।

অর্থাৎ ই-মেইল কাকে বলে? এর উত্তরে আমার বলতে পারি, ইলেকট্রনিক উপায়ে বা ইন্টারনেট ব্যবহার করে ডিজিটাল মেসেজ বা বার্তা আদান-প্রদান করাকে ই-মেইল বলা হয়।

ই-মেইল প্রেরণের জন্য সাধারণত একটি কম্পিউটার, মডেম, টেলিফোন লাইন, ইন্টারনেট সংযোগ এবং কিছু সফটওয়ার প্রয়োজন হয়। রেমন্ড স্যামুয়েল টমলিনসনকে ই-মেইলের জনক বলা হয়।

ই-মেইল করার পর বা প্রেরণের পর প্রাপক যোগাযোগে উপস্থিত না থাকলে মেইলটি প্রাপকের চৌম্বক ডিঙ্কে জমা থাকে। প্রতিটি ই-মেইল ব্যবহারকারীর একটি ই-মেইল ঠিকানা বা অ্যাড্রেস থাকে। একটি ই-মেইল অ্যাড্রেসে দুটি অংশ থাকে। প্রথম অংশটি হলো user identity আর দ্বিতীয় অংশটি হলো domain name যেমন- mysyllabusnote@gmail.com এখানে mysyllabusnote হলো user identity আর gmail.com হলো domain name.

ই-মেইল সুবিধা প্রাপ্তির জন্য অথবা ই-মেইল আদান-প্রদানের জন্য যে সমস্ত সফটওয়ার ব্যবহৃত হয় তার মধ্যে উল্লেখযোগ্য হচ্ছে Microsoft explorer. Netscape. Endoro, Mozilla Firefox, Google Chrome, Outlook Express ইত্যাদি। অবশ্য ফ্রি ই-মেইল অ্যাড্রেস তৈরি করার জন্য" gmail.com yahoo.com. hotmail.com প্রভৃতি ডোমেইন ব্যবহার করা যায়।

আরও পড়ুন :- কম্পিউটার ভাইরাস কাকে বলে?

ই-মেইল পাঠানোর নিয়ম :-

সাধারণত তিনটি ধাপের মাধ্যমে একটি ই-মেইল পাঠানো যায়। ধাপগুলো হলো

ই-মেইলটি কম্পোজ করা।
ইন্টারনেট সংযোগ স্থাপন এবং
ই-মেইল সেন্ড করা।

১. ই-মেইলটি কম্পোজ করা :-

কোনো ই-মেইল কম্পোজ করতে হলে প্রথমে ই-মেইলের জন্য নির্দিষ্ট সফটওয়্যারটি ওপেন করতে হবে। এরপর Message মেন্যু থেকে New Message বা New Message To বা অন্য কোনো সফটওয়্যারের জন্য To mail আইকনে ক্লিক করতে হবে। তাহলে মেইল কম্পোজ করার জন্য একটি উইন্ডো ওপেন হবে, যেখানে নিম্নলিখিত অংশগুলো থাকবে।

To :
From :
CC :
BCC :
Subject :
Attach :

To: এখানে যার কাছে ই-মেইল পাঠানো হবে তার ই-মেইল ঠিকানা লিখতে হয়। তবে একই মেইল একাধিক ঠিকানা পাঠাতে হলে প্রতিটি ঠিকানা লেখার পর কমা (,) দিয়ে আলাদা করে লিখতে হবে।

আরও পড়ুন :- অপারেটিং সিস্টেম কি?

From: এখানে প্রেরকের ঠিকানা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসবে। তবে কনফিগারেশনের সময় যে ঠিকানাটি দেওয়া হবে সেটিই আসবে।

CC / কার্বন কপি : একই মেসেজ বিভিন্ন গ্রাহকের কাছে পাঠাতে চাইলে এখানে তাদের ঠিকানা কমা দিয়ে আলাদা আলাদা করে টাইপ করতে হবে। তাহলে গ্রাহক তার মেইলটি গ্রহণ করার পর এখানে প্রদর্শিত ঠিকানাসমূহ দেখে জানতে পারবে একই মেইল আর কার কার কাছে পাঠানো হয়েছে।

BCC / ব্লাইড কার্বন কপি : একই মেসেজ বিভিন্ন গ্রাহকের কাছে পাঠাতে চাইলে এখানে তাদের ঠিকানা কমা দিয়ে আলাদা আলাদা করে টাইপ করতে হবে। CC এর মতো প্রাপকের নিকট এখানে ঠিকানাসমূহ প্রদর্শিত হবে না ফলে প্রাপক জানতে পারবে না একই মেইল আর কার কার কাছে পাঠানো হয়েছে।

Subject: ই-মেইলের বিষয়। গ্রাহক যাতে সহজেই বুঝতে পারে সেজন্য ই-মেইলের সাথে সম্পর্কিত কোনো বিষয় এখানে লেখা হয়।

Attach: সাধারণভাবে ই-মেইল করে নরমাল টেক্সট পাঠানো যায়। কিন্তু ই-মেইলের এটাচ কমান্ড ব্যবহার করে অন্য কোনো প্রোগ্রামে করা ফাইলকে ই-মেইলের সাথে অ্যাটাচ করে পাঠানো যায়।

২. ইন্টারনেট সংযোগ স্থাপন :-

মেইল কম্পোরা করা শেষ হলে যদি ইন্টারনেট সংযোগ অবস্থা না থাকে তাহলে ইন্টারনেট সংযোগ নিতে হবে। এজন্য ডায়াল আপ নেটওয়ার্ক বা অন্য কোনো সংযোগ ব্যবস্থা ব্যবহার করা যেতে পারে।

৩. ই-মেইল সেন্ড করা :-

কম্পোজ উইন্ডোর Send অপশনে বা বাটনে ক্লিক করলে কিছুক্ষণের মধ্যেই মেসেজটি সেন্ড হবে এবং Send Message লেখাটি দেখাবে।

আরও পড়ুন :- ডেটাবেজ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কি?