ব্যবস্থাপনার ১৪টি মূলনীতি কি কি ও কার্যাবলি?

ব্যবস্থাপনার কার্যাবলি :-

প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের নিমিত্তে এর মানবীয় ও অমানবীয় (Human & Non-human) উপকরণের সঠিক ব্যবহার ও সুষ্ঠু পরিচালনার জন্য ব্যবস্থাপকগণ যেসব কাজ সম্পাদন করেন, সেগুলোকেই ব্যবস্থাপনার কার্যাবলি বলে।

ব্যবস্থাপনার কার্যাবলি সম্পর্কে বিভিন্ন লেখক বিভিন্ন রকম মতামত দিয়েছেন। তবে আধুনিক লেখকদের মতে ব্যবস্থাপনার মুখ্য কাজ চারটিঃ পরিকল্পনা, সংগঠন, নেতৃত্বদান ও নিয়ন্ত্রণ।

এগুলোর ভেতরে আরও প্রাসঙ্গিক কাজ রয়েছে। যেমন কর্মীসংস্থান, বেষণা ও সমন্বয়সাধন ইত্যাদি। ব্যবস্থাপনার কার্যসমূহ ধারাবাহিকভাবে সম্পাদিত হয় বিধায় এগুলোকে ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়াও বলা হয়।

১. পূর্বানুমান ও পরিকল্পনা :-

লক্ষ্য অর্জনের জন্য পরিকল্পনা প্রণয়নের পূর্বে অতীত ও বর্তমানের উপাত্ত বিশ্লেষণ করে একটি পূর্বাভাস প্রণয়ন করতে হয়। কার্যকর ও নিপুণ পূর্বানুমানের উপর পরিকল্পনার সফল প্রয়োগ নির্ভর করে। আর ভবিষ্যতে কোন কাজ কোথায়, কখন, কিভাবে, কার দ্বারা সম্পাদন করা হবে তার পূর্বনির্ধারিত সিদ্ধান্তই পরিকল্পনা।

ধরুন, আপনাদের কয়েকজন শিক্ষার্থীদেরকে একটি শিল্প প্রতিষ্ঠানে শিক্ষা সফরে পাঠানো হচ্ছে। এক্ষেত্রে কোন শিল্প প্রতিষ্ঠানে যাওয়া হবে, কখন, কিভাবে এবং কত সময়ের জন্য যাওয়া হবে তা পূর্বেই নির্ধারণ করতে হবে। আর এটাই হচ্ছে পরিকল্পনা।

এই পরিকল্পনা হচ্ছে ব্যবস্থাপনার প্রথম ও প্রধান কাজ। মূলত প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য ভবিষ্যতে কে, কখন, কোথায়, কিভাবে এবং কত সময়ের মধ্যে কোন কাজ সম্পন্ন করবে তা পূর্বেই নির্ধারণ করার নামই পরিকল্পন।

প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য ও নীতি নির্ধারণ, প্রকল্প গ্রহণ, কৌশল, পলিসি ও কর্মসূচী নির্ধারণ, বাজেট প্রণয়ন প্রভৃতি পরিকল্পনার আওতাভুক্ত। পরিকল্পনা গ্রহণের ক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠান তার অতীত অভিজ্ঞতা, বর্তমান পারিপার্শ্বিক অবস্থা এবং এর সামর্থ্য ও দুর্বলতার উপর ভিত্তি করে বিভিন্ন বিকল্পসমূহ হতে সর্বোত্তমটি বেছে নেয়।

২. সংগঠিতকরণ :-

সংগঠন হচ্ছে গৃহীত পরিকল্পনাকে বাস্তবায়িত করার কৌশল। তাই বলা যায় কোন প্রতিষ্ঠানের পূর্ব নির্ধারিত উদ্দেশাবলী বাস্তবায়নের জন্য প্রয়োজনীয় কার্য নির্দিষ্ট করে বিভিন্ন প্রকৃতির কার্যাবলীকে বিভিন্ন বিভাগে ভাগ করা, অতঃপর কার্য সম্পাদনে বিভাগের সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিবর্গের দায়িত্ব কি হবে, তাদেরকে কতটুকু কর্তৃত্ব ও ক্ষমতা দিতে হবে তা নির্ধারণ করা, অবশেষে যে সব ব্যক্তি বিভাগ অথবা উপবিভাগ থাকবে তাদের মধ্যে পারস্পরিক সম্পর্ক কি হবে তা নির্ধারণ করাই হচ্ছে সংগঠন।

আরও পড়ুন:- কোম্পানির বিলোপ সাধন কি?

এ সমস্ত কার্যকে যখন কোন কাঠামো বা রূপরেখায় প্রকাশ করা হয় তখন তাকে সংগঠন কাঠামো বলে।

৩. কর্মীসংস্থান :-

সংগঠিতকরণের পরের কাজটি হলো প্রতিষ্ঠানের জন্য প্রয়োজনীয় কর্মী সংগ্রহ করা। ব্যবস্থাপনাকে সাংগঠনিক কাঠামো অনুযায়ী প্রয়োজনীয় শ্রমিক-কর্মীর সংখ্যা নির্ধারণ, উপযুক্ত কর্মী নির্বাচন, নিয়োগদান, প্রশিক্ষণ, পদোন্নতি ইত্যাদি কাজগুলো সম্পন্ন করতে হয়।

৪. নির্দেশনা ও নেতৃত্বদান :-

প্রতিষ্ঠানের পরিকল্পনা অনুযায়ী কার্যসম্পাদনের জন্য কর্মীদেরকে নির্দেশ প্রদান করতে হয়। কর্মীরা কোন কাজ কখন করবে, কিভাবে করবে এ সম্পর্কিত আদেশ প্রদানকেই সাধারণভাবে নির্দেশনা বলে।

নেতা হিসেবে ব্যবস্থাপক কর্মীদের নির্দেশনা প্রদান করেন, প্রয়োজনীয় উপদেশ ও পরামর্শ প্রদান করেন, তত্ত্বাবধান করেন, সর্বোপরি তাদের সাথে সার্বক্ষণিক যোগাযোগ রক্ষা করেন। তাই নির্দেশনা হলো ব্যবস্থাপনার সঞ্জীবনী শক্তি।

৫. প্রেরণা (Motivation) :-

কর্মীদের মধ্যে আগ্রহ জাগত করার প্রক্রিয়াকে প্রেরণা বলে।

কর্মীদের সুবিধা-অসুবিধা, আবেগ-অনুভূতি, সুখ-দুঃখ, অভাব-অভিযোগ ইত্যাদি সঠিক বিবেচনায় রেখে বিভিন্ন আর্থিক ও কল্যাণমূলক কর্মসূচি গ্রহণ করে কর্মীদেরকে কার্যে প্রেরণা দেওয়া হয়। প্রেরণার মাধ্যমে কর্মী পূর্ণ উদ্যমে দায়িত্ব ও কর্তব্য পালন করে।

৬. সমন্বয়সাধন :-

সমন্বয়সাধন হলো প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগে কর্মরত ব্যক্তিদের কাজের মধ্যে যোগসূত্র স্থাপনের প্রক্রিয়া। পারস্পরিক যোগাযোগের মাধ্যমে কাজের ব্যাপারে ঐক্যমত প্রতিষ্ঠা করা হয়।

এতে কাজে ভারসাম্য আসে, শৃঙ্খলার সৃষ্টি হয় এবং উন্নত সেবা নিশ্চিত করে দ্রুত লক্ষ্য অর্জন করা যায়। সমন্বয়সাধন হলো এমন একটি প্রক্রিয়া যা সংগঠনের সকল বিভাগের কাজের মধ্যে মিলন ঘটায়।

৭. নিয়ন্ত্রণ :-

ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার শেষ ধাপ হল নিয়ন্ত্রণ। পরিকল্পনা অনুযায়ী কার্যক্রম ঠিকমত সম্পাদন করা হচ্ছে কিনা কিংবা ব্যবস্থাপকগণের নির্দেশ মোতাবেক কার্য সম্পাদিত হচ্ছে কিনা তা দেখা এবং কোনরূপ বিচ্যুতি হলে তার সংশোধনকরাকেই নিয়ন্ত্রণ বলে। নিয়ন্ত্রণ মূলত: Verification of Performance,

আরও পড়ুন:- সমবায় সমিতির গঠন পদ্ধতি ও নীতিমালা লিখ?

ব্যবস্থাপনার ১৪টি নীতিমালা :-

ব্যবস্থাপনার নীতিমালা হচ্ছে ব্যবস্থাপকীয় কার্যাবলী সুষ্ঠুভাবে সম্পাদনের নির্দেশিকা স্বরূপ। নীতি বা আদর্শ অনুসরণের মাধ্যমে ব্যবস্থাপক তার প্রতিষ্ঠানের যে কোন কার্য সুষ্ঠুভাবে সমাধান করতে পারে।

ব্যবস্থাপনা পারিপার্শ্বিক অবস্থার দ্বারা সব সময় প্রভাবিত হওয়ায় অদ্যাবধি এক্ষেত্রে কোন ধরা বাঁধা নিয়ম-নীতি নির্দিষ্ট করা সম্ভব হয়নি। তবে আধুনিক ব্যবস্থাপনার জনক হেনরী ফেয়ল (Henri Fayol) ১৯১৬ সালে ফ্রান্সে তাঁর যুগান্তকারী পুস্তক (General and Industrial Management) এ ব্যবস্থাপনার ১৪টি মূলনীতি প্রদান করেছেন।

এ নীতিগুলো আজ অবধি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মূলনীতি হিসেবে সর্ব মহলেই গ্রহণ করা হয়। নিম্নে এ নীতিগুলো আলোচনা করা হলোঃ

১. কার্যবিভাগ (Division of Work) :-

হেনরী ফেয়ল এ নীতিকে প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় ব্যবস্থাপকীয় ও কারিগরী সংক্রান্ত কার্যাবলীর ক্ষেত্রে প্রয়োগ করার কথা বলেছেন। এ নীতি অনুযায়ী প্রত্যেক কর্মীর কাজের আওতা নির্দিষ্ট হওয়া বাঞ্ছনীয় বা জরুরী। যাতে দক্ষতা সহকারে শ্রম ব্যবহার করা যায়। এ নীতির ফলে প্রত্যেক কর্মী ও নির্বাহী তাদের নিজ নিজ কর্মক্ষেত্রে বিশেষায়িত জ্ঞান অর্জন করতে পারে।

২. কর্তৃত্ব ও দায়িত্ব (Authority and Responsibility) :-

এই নীতিতে বলা হয়েছে যে, কর্তৃত্ব ও দায়িত্ব পরস্পর নিবিড় ভাবে সম্পর্কিত। কোন কর্মীকে কার্য সম্পাদন করার জন্য কর্তৃত্ব অর্পন করার সাথে সাথে প্রয়োজনীয় দায়িত্ব ও প্রদান করতে হবে। আবার এরূপ কর্তৃত্ব ও দায়িত্বের মধ্যে ভারসাম্য থাকা উচিত, অন্যথায় কার্যক্ষেত্রে সমস্যা দেখা দেয়।

৩. শৃঙ্খলা বা নিয়মানুবর্তিতা (Discipline) :-

ফেয়লের ভাষায় শৃঙ্খলা হচ্ছে মান্যতা, প্রয়োগ, শক্তি ও শ্রদ্ধার সংমিশ্রণ। প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেক ক্ষেত্রেই শৃঙ্খলা অপরিহার্য।

সংক্ষেপে শৃঙ্খলা হচ্ছে উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ তার অধীনস্থ কর্মচারীদের হতে কি প্রত্যাশা করেন তা সংশ্লিষ্ট সকলকে অবগত করানো। কার্য সম্পাদনের জন্য উপযুক্ত তদারকির ব্যবস্থা করা এবং ঐসব কাজ সম্পাদিত না হলে প্রয়োজনীয় শাস্তিমূলক ব্যবস্থা নেয়া।

৪. আদেশের ঐক্য (Unity of Command) :-

এ নীতির মূল কথা হল, প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেক কর্মী শুধুমাত্র একজন প্রধান বা বস এর অধীনে থাকবে এবং তার আদেশ গ্রহণ করবে।

কারণ দুইজন বসের অধীনে একজন কর্মী সুষ্ঠুভাবে কাজ করতে পারে না। এক্ষেত্রে বিশৃঙ্খলা এবং সমস্যা দেখা দেয়।

৫. নির্দেশনার ঐক্য (Unity of Direction) :-

এ নীতির মূল অর্থ হচ্ছে, সংগঠনের প্রতিটি উদ্দেশ্যের জন্য শুধুমাত্র একজন প্রধান ও একটি মাত্র পরিকল্পনা থাকবে।

অর্থাৎ একই উদ্দেশ্য বিশিষ্ট কার্যাবলীর জন্য একটিমাত্র পরিকল্পনা থাকবে এবং ঐ সকল কার্য সম্পাদনের নির্দেশ ও প্রদান করবেন একজন কর্মকর্তা। প্রতিটি বিভাগ ও উপ বিভাগের কর্মকর্তারা মূল উদ্দেশ্যের সাথে সামঞ্জস্য রেখে নিজ নিজ বিভাগের কার্যসম্পাদনের জন্য নির্দেশ প্রদান করবেন।

৬. সাধারণ স্বার্থের জন্য নিজের স্বার্থ ত্যাগ (Subordination of Individual to General Interest) :-

প্রাতিষ্ঠানিক বৃহৎ স্বার্থকে ব্যক্তিস্বার্থের উর্ধ্বে স্থান দিতে হবে। সাংগঠনিক উদ্দেশ্য ও ব্যক্তির উদ্দেশ্যের মধ্যে যাতে কোন অসংগতি বা সংঘাত না থাকে তা নিশ্চিত করতে হবে।

৭. পারিশ্রমিক (Remuneration) :-

সুষ্ঠু ও ন্যায্য বেতন এবং মজুরী কাঠামোর প্রবর্তন করে শ্রমিক-কর্মীদেরকে সর্বাধিক সন্তুষ্টি প্রদানের ব্যবস্থা করতে হবে।

ফ্রেয়ল বলেন যে, পারিশ্রমিক ন্যায্য হতে হবে এবং এটা প্রদান করার যুক্তিসংগত বা সঠিক পন্থা থাকতে হবে।

আরও পড়ুন:- রাষ্ট্রীয় ব্যবসায় উদ্দেশ্য বৈশিষ্ট্য ও গুরুত্ব লিখ?

৮. কেন্দ্রীকরণ (Centralisation) :-

প্রতিষ্ঠানের কোন ধরনের সিদ্ধান্ত এর কোন পর্যায়ের ব্যবস্থাপকগণ নিবে সেটা নির্ধারণ করাই হচ্ছে কেন্দ্রীকরণের উদ্দেশ্য।

সাধারণত প্রতিষ্ঠানে উচ্চ পর্যায়ের সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষমতা কেন্দ্রীভূত থাকে এবং নিম্নস্তরের সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষমতা বিকেন্দ্রিভূত থাকে।

ফ্রেয়ল বলেন, কর্তৃত্বের কেন্দ্রীকরণ ও বিকেন্দ্রীকরণের পরিমাণ প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনে বৈজ্ঞানিক বিশ্লেষণের দ্বারা নিরুপিত হওয়া উচিত।

৯. জোড়া-মই-শিকল (Scalar Chain) :-

প্রতিষ্ঠানের সর্বোচ্চ স্তর থেকে সর্বনিম্ন স্তর পর্যন্ত কর্তৃত্ব প্রবাহের একটি শিকল বা চেইন থাকবে। এই শিকল কর্তৃত্বের প্রবাহ ও যোগাযোগের উর্ধ্বগতি বা নিম্নগতি নির্দেশ করে। তবে জরুরী কাজে সংগঠনের নীচু স্তরের মধ্যে সরাসরি যোগাযোগের ব্যবস্থা থাকবে।

১০. বিন্যাস (Order) :-

ফেয়ল এ বিন্যাসকে দুই ভাগে ভাগ করেছেন। যথাঃ (ক) মানব বিন্যাস এবং (খ) বস্তুগত বিন্যাসমানর বিন্যাস।

মানব বিন্যাস হলো প্রত্যেকটি পদে সঠিক ও যোগ্য ব্যক্তির অবস্থান এবং বস্তুগত বিন্যাস হলো যে স্থানে যে বস্তু রাখার উপযুক্ত সে স্থানে সেটিকে রাখা।

এ নীতির মূল উদ্দেশ্য হচ্ছে প্রত্যেক কর্মী ও উপাদান যাতে তাদের স্ব-স্ব স্থানে থেকে সুষ্ঠু নিরবচ্ছিন্ন ভাবে কাজ করতে পারে তার ব্যবস্থা করা।

১১. সাম্যতা (Equity) :-

এ নীতির মূল কথা হল, কর্মীদের সাথে ভালো আচরণ ব্যবস্থাপকদের উচিত সবাইকে সমানভাবে দেখা এবং ন্যায়পরায়ণতা প্রদর্শন করা যাতে তাঁরা কর্মচারীদের নিকট হতে আনুগত্য ও কর্তব্যনিষ্ঠ মনোভাব আদায় করতে পারেন।

১২. চাকরির স্থায়িত্ব (Stability of Tenure) :-

অকারণে কর্মীদের ঘনঘন বদলী বা ছাঁটাই করা ব্যবস্থাপনারই অকৃতকার্যতার লক্ষণ এবং এতে খরচও বৃদ্ধি পায়। তাই নির্বাহী ও সাধারণ কর্মীবাহিনীর চাকরীকালের স্থিতিশীলতা রক্ষা করে তাদের দক্ষতা বৃদ্ধি করা ব্যবস্থাপনার অন্যতম নীতি।

১৩. উদ্যোগ (Initiative) :-

নতুন কোন পদ্ধতি বা উপায় উদ্ভাবন ও আবিস্কার করার জন্য কর্মীদেরকে উৎসাহিত, অনুপ্রাণিত ও যথোপযুক্ত সুযোগ সৃষ্টি করতে হবে। এতে প্রতিষ্ঠানের প্রতি তাদের আগ্রহ বাড়ে এবং উন্নত কর্মনৈপুন্য প্রদর্শন করা তাদের পক্ষে সম্ভব হয়।

১৪. একতাই বল (Esprit de Corps) :-

যেখানে একতা সেখানেই শক্তি, ব্যবস্থাপককে তার অধীনস্থ কর্মচারীদের টামওয়াক, একতা ও ভ্রাতৃত্ব বোধে উদ্বুদ্ধ করতে হবে এবং এভাবেই প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য অর্জন করা সম্ভব।