নিয়ন্ত্রণ কাকে বলে? নিয়ন্ত্রনের বৈশিষ্ট্য ও গুরুত্ব?

নিয়ন্ত্রণের আভিধানিক অর্থ হলো কোন কিছু পরিচালনা, সংযতকরণ, দমন, বিরত রাখা বা আয়ত্তে রাখা। ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া বা কার্যাবলির সর্বশেষ ধাপ হলো নিয়ন্ত্রণ।

নিয়ন্ত্রণ কাকে বলে :-

সহজ কথায় নিয়ন্ত্রণ বলতে পরিকল্পনার আলোকে প্রতিষ্ঠানের সকল কার্যক্রম সঠিকভাবে সম্পন্ন হচ্ছে কিনা তা যাচাই করা এবং কোন গরমিল থাকলে তার প্রতিকার করাকে বুঝায়।

প্রতিষ্ঠানের মূল লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য সর্বপ্রথম পরিকল্পনা তৈরি করা হয়। অতঃপর প্রণীত পরিকল্পনার আলোকে লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য নিশ্চিতের জন্য সংগঠন (প্রয়োজণীয় মানবীয় ও অমানবীয় উপকরণাদির), কর্মী নিয়োগ, নির্দেশ প্রদান, সমন্বয় সাধন, প্রেষণা প্রদান করেন। কিন্তু অধীনস্থরা সব সময়ই সকল কার্যাদি সুষ্ঠুরূপে সম্পাদন করতে পারে না। কখনো পরিবেশ পরিস্থিতিও পাল্টে যায়। তাই প্রয়োজন হয় নিয়ন্ত্রণের।

নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে সকল ভুল-ত্রুটি খুঁজে বের করা হয় এবং সংশোধনের ব্যবস্থা নিয়ে উদ্দেশ্য অর্জন নিশ্চিত করা হয়। নিয়ন্ত্রণের কটি গুরুত্বপূর্ণ সংজ্ঞা নিম্নে প্রদত্ত হলো ঃ

নিয়ন্ত্রণ কাকে বলে? এ সম্পর্কে Henry Fayol এর মত, "নিয়ন্ত্রণ হলো প্রণীত পরিকল্পনা, প্রদত্ত নির্দেশাবলী এবং প্রতিষ্ঠিত নীতিমালার আলোকে কার্যাবলি সম্পাদিত হচ্ছে কিনা তা পরীক্ষা করা।

আরও পড়ুন:- নেতৃত্ব কাকে বলে?

Weihrich and Koontz এর মতে নিয়ন্ত্রণ কি? তা হলো, নিয়ন্ত্রণ হলো সম্পাদিত কার্য পরিমাপ এবং সংশোধন- যাতে করে নিশ্চিত যায় প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্যাবলী এবং পরিকল্পনাসমূহ সুসম্পন্ন হয়েছে।

উপরে উল্লেখিত সংজ্ঞাগুলো পর্যালোচনার আলোকে আমরা বলতে পারি যে, উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য পূর্ব নির্ধারিত পরিকল্পনা অনুযায়ী কার্যাদি যথাসময়ে ও যথার্থ মান অনুযায়ী সম্পাদিত হচ্ছে কিনা তা পর্যবেক্ষণ ও তুলনা করা, কোন বিচ্যুতি হলে তার কারণ অনুসন্ধান করে প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করাই হলো নিয়ন্ত্রণ।

নিয়ন্ত্রণের বৈশিষ্ট্য :-

নিয়ন্ত্রণ হলো প্রণীত পরিকল্পনা, প্রদত্ত নির্দেশাবলী এবং প্রতিষ্ঠিত নীতিমালার আলোকে কার্যাবলি সম্পাদিত হচ্ছে কিনা তা পরীক্ষা করা। নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাপনা কার্যাবলির সর্বশেষ ধাপ। পরিকল্পনার আলোকে সকল কার্যাবলি সঠিকভাবে হচ্চে কিনা তা পর্যবেক্ষণ করা এবং প্রয়োজনে সংশোধণমূলক ব্যবস্থাগ্রহণ করাই হলো নিয়ন্ত্রণ। নিয়ন্ত্রণের কিছু স্বতন্ত্র বৈশিষ্ট্য রয়েছে। যা নিম্নরূপ

১. সর্বশেষ কার্য-প্রক্রিয়া :-

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাপনার সর্বশেষ কার্যপ্রক্রিয়া। উদ্দেশ্যের আলোকে পরিকল্পনা এবং পরিকল্পনা অনুযায়ী সকল কার্যক্রম অর্থাৎ সংগঠন, নির্দেশনা, সমন্বয় সঠিক ভাবে হচ্ছে কিনা তা দেখাই হলো নিয়ন্ত্রণের কাজ।

২. উদ্দেশ্য ও পরিকল্পনা ভিত্তিক :-

নিয়ন্ত্রণ সর্বদাই উদ্দেশ্য ও পরিকল্পনা ভিত্তিক। অর্থাৎ উদ্দেশ্য অর্জনের জন্যই পরিকল্পনা করা হয় এবং পরিকল্পনার আলোকে সকল কার্যক্রম দ্বারা উদ্দেশ্য নিশ্চিত হচ্ছে কিনা তাই নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে দেখা হয়।

৩. সহজ ও বোধগম্যতা :-

নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি অবশ্যই সহজ এবং বোধগম্য হতে হবে, যাতে করে সকলেই ইহা বুঝতে পারে। ফলে সকল স্তরে কোন প্রকার অস্পষ্ট ছাড়াই ইহা বাস্তবায়িত হবে।

৪. উপযুক্ততা ও বাস্তবতা :-

নিয়ন্ত্রণ অবশ্যই উদ্দেশ্য ও পরিকল্পনা অর্জনের জন্য উপযুক্ত ও বাস্তবমুখী হবে। যদি সকল স্তর ও বিভাগের জন্য নিয়ন্ত্রণ উপযুক্ত ও বাস্তবমুখী না হয় তবে, সর্বত্রই সমস্যা দেখা দিবে।

৫. অবিরাম প্রক্রিয়া :-

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাপনার সর্বশেষ কাজ হলেও এটি একটি অবিরাম প্রক্রিয়া। প্রতিটি ব্যবস্থাপনা কার্যের সাথেই নিয়ন্ত্রণ জরিত। এবং একবার কোন কার্যের পরিকল্পনা গ্রহণ করা হলো তার সাথে তাল রেখে অবিরাম ভাবে নিয়ন্ত্রণ কার্যত চলতে থাকে।

আরও পড়ুন:- পরিকল্পনা কাকে বলে?

৬. ভবিষ্যৎ মুখী :-

অতীত অভিজ্ঞতার আলোকে ভবিষ্যতের জন্য পরিকল্পনা করা হয়। ভবিষ্যতের পরিকল্পনায় কি কি সমস্যা আসতে পারে, তার গতি প্রকৃতি কি এবং কিরূপ তা সমাধান সম্ভব- এ সম্পর্কে নিয়ন্ত্রণ ধারণা প্রদান করে।

৭. নমনীয়তা :-

ভবিষ্যৎ সব সময়ই পরিবর্তনশীল। তাই প্রয়োজনের আলোকে ভবিষ্যতের পরিবর্তনশীল পরিবেশ, প্রযুক্তি, পরিকল্পনা ও সংগঠনের সাথে তাল মিলিয়ে চলার জন্য নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা পরির্তনশীল ও নমনীয় হতে হবে।

৮. মানবীয় ও অমানবীয় প্রচেষ্টার সাথে সম্পৃক্ত :-

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠানের মানবীয় ও অমানবীয় প্রচেষ্টার সাথে সম্পৃক্ত। প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য কর্মীরা কিরূপে কার্যক্রম পরিচালনা করছে, সঠিক যন্ত্রপাতি, সঠিক ব্যয় এবং সঠিক পদ্ধতিতে সম্পাদন করছে কিনা ইত্যাদির সাথেই নিয়ন্ত্রণ জড়িত।

৯. সর্বস্তরে বিদ্যমান :-

প্রতিষ্ঠানের উচ্চ, মধ্য ও নিম্ন এই তিনটি স্তরের প্রতিটিতেই নিয়ন্ত্রণ বিদ্যমান। সকল স্তরের সুষ্ঠু নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানে উদ্দেশ্য অর্জিত হয়।

১০. কম ব্যয় সাপেক্ষে :-

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা কম ব্যয় সাপেক্ষ হতে হবে। অন্যথায়, তা দ্বারা আশানুরূপ ফলাফল লাভ করা যায় না। কারণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা যতো ব্যয় সাপেক্ষ হয় ততো জটিল হয়ে থাকে।

১১. দ্রুত ভুল-ত্রুটি নির্দেশক :-

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা এমন হবে যা দ্বারা পরিকল্পনার আলোকে সকল কার্যক্রম সম্পাদন হচ্ছে কিনা এবং সম্পাদনের ক্ষেত্রে কোথায় কোথায় ভুল ত্রুটি হচ্ছে তা দ্রুততার সাথে নির্ধারণ করবে।

১২. সংশোধন ব্যবস্থা নির্দেশক :-

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা শুধু ভুল-ত্রুটি নির্দেশনই করবে না, ইহা ভুলত্রুটি সংশোধন ও দূরীভূত করার সঠিক নির্দেশও প্রদান করবে। যা থেকে পরবর্তী পরিকল্পনা তৈরি করা হবে।

আরও পড়ুন:- সংগঠন কাকে বলে?

নিয়ন্ত্রণের গুরুত্ব :-

প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য অর্জনে নিয়ন্ত্রনের গুরুত্ব অপরিসীম। পরিকল্পনা এবং অন্যান্য কার্যক্রম যতো সুন্দরভাবেই সম্পাদন হউক না কেন সুষ্ঠু নিয়ন্ত্রণ না থাকলে সব কিছুই অর্থহীন হতে বাধ্য। তাই সকল স্তরের সকল কার্য সুন্দরভাবে সম্পাদনের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের জন্য, প্রতিযোগিতামূলক বাজারে টিকে থাকার জন্য নিয়ন্ত্রণ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। নিম্নে নিয়ন্ত্রণের গুরুত্ব আলোচনা করা হলো :

১. পরিকল্পনা বাস্তবায়ন :-

সুষ্ঠু নিয়ন্ত্রণ ব্যবসায়ের ছোট-বড় সকল কার্য পরিকল্পনা মাফিক চলে। কার্যের অগ্রগতির সকল তথ্য যথাসময়ে পাওয়া যায়। ফলে পরিকল্পনার সঠিক বাস্তবায়ন দ্রুত হয়।

২. ভুল-ত্রুটি উদ্ঘাটন :-

সুষ্ঠু নিয়ন্ত্রণ ব্যবসায় পরিকল্পনায় স্থিরাকৃত আদর্শমানের সাথে অর্জিত সাফল্য তুলনা করা হয়। অপর দিকে প্রতিটি ব্যবস্থাপনা কার্য যথার্থ ও সঠিকভাবে বাস্তবায়ন হচ্ছে কিনা তাও পর্যবেক্ষণ করা হয়। ফলে যে কোন স্তরের, যেকোন কার্যের ভুল-ত্রুটি দ্রুততার সাথে উদ্ঘাটন করা যায়।

৩. দ্রুত সঠিক পদক্ষেপ গ্রহণ :-

কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় যে কোন ভুল-ত্রুটি খুব সহজেই ধরা পড়ে এবং প্রতিটি সমস্যার কার্যকরণ সম্পর্কে জানা যায়। ফলে তার আলোকে দ্রুততার সাথে সঠিক ও কার্যকর পদক্ষেপ গ্রহণ করা যায়।

৪. পরবর্তী পরিকল্পনার মান উন্নয়ন :-

সুষ্ঠু নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার দ্বারা দ্রুততার সাথে ভুল-ত্রুটি নিরূপণ ও নিরসন করা যায়। এই নিরসন ব্যবস্থা পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তি স্থিরকরণে ও মান উন্নয়নে সাহায্য করে।

৫. শৃংখলা বৃদ্ধি :-

ফলদায়ক নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় প্রতিষ্ঠানের সকল বিভাগ ও ব্যক্তির মধ্যে স্বেচ্ছাচারিতা হ্রাস পায়, জবাব দিহিতার সৃষ্টি হয় এবং শৃংখলা বৃদ্ধিপায়। যা লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য অপরিহার্য।

৬. সমন্বয় ও সহযোগিতা বৃদ্ধি :-

প্রণীত পরিকল্পনা, নীতি ও পদ্ধতির আলোকে সকল কাজ হচ্ছে কিনা, কোথাও সমস্যা রয়েছে কিনা ইত্যাদি নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে নিশ্চিত করা হয়। ফলে সকল স্তর ও সকল শাখায় সমন্বয় এবং সহযোগিতা বৃদ্ধি পায়।

৭. সচেতনতা ও মনোবল বৃদ্ধি :-

সুষ্ঠু নিয়ন্ত্রণ ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানে শৃংখলা, সমন্বয় ও সহযোগিতা বৃদ্ধি পায়। যা কর্মীদের সচেতনতা ও মনোবলকে বৃদ্ধি করে। প্রত্যেকেই প্রত্যেকের সুপ্ত প্রতিভা বিকাশে এবং সর্বোচ্চ সামর্থ্য অনুযায়ী কাজ করার সুযোগ পায়।

৮. ঝুঁকি হ্রাস :-

নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে দেখা হয় প্রতিটি বিভাগ, প্রতিটি কর্মী, প্রতিটি উপকরণ, প্রতিটি নীতি-পদ্ধতি সঠিকভাবে এবং পরিকল্পনা মাফিক কাজ করছে কিনা, ফলে সকল কার্য সুষ্ঠুরূপে সম্পন্ন হয়, উদ্দেশ্য অর্জন নিশ্চিত হয় এবং সর্বস্তরের ঝুঁকি হ্রাস পায়।

৯. সময় ও অপচয় হ্রাস :-

কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় প্রতিষ্ঠানের সকল কার্য পূর্ব নির্ধারিত পরিকল্পনা মানও গুণ অনুযায়ী সম্পন্ন হয়। কোথাও কোন সমস্যা হলো সাথে সাথে ধরা পড়ে এবং দ্রুত সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেয়া হয়। ফলে প্রতিষ্ঠানের সকল ক্ষেত্রে সময় সংক্ষেপ এবং ব্যয় ও অপচয় হ্রাস পায়।

১০. দায়িত্ব ও কর্তব্য বন্টন :-

সুষ্ঠু নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি স্তরের বিভিন্ন নির্বাহী কর্মকর্তা ও কর্মচারীর দায়িত্ব ও কর্তব্য নির্ধারণ ও বন্টন করে দেয়া হয়। ফলে প্রত্যেকের যোগ্যতা ও কর্মদক্ষতা ক্রমেই বৃদ্ধি পায় এবং সহজে প্রত্যেকের কার্য পরিমাপও করা যায়।

১১. বিকেন্দ্রীকরণে সহায়ক :-

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা সুন্দর হলে গুরুত্বপূর্ণ কার্যগুলো ব্যবস্থাপক নিজের নিয়ন্ত্রণে রেখে অপেক্ষাকৃত কম ও গুরুত্বপূর্ণ কার্যগুলো অধীনস্থদের নিকট বিকেন্দ্রীকরণ বা অর্পন করতে পারেন। ফলে অধীনস্থরা দায়িত্ব পেয়ে আগ্রহের সাথে, দক্ষতার সাথে সম্পন্ন করার চেষ্টা করে এবং ব্যবস্থাপনার কার্যভারও হ্রাস পায়।

১২. উচ্চ ব্যবস্থাপনার শক্তি ও সময় বাঁচায় :-

সুষ্ঠ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় প্রতিষ্ঠানের নির্বাহী ও কর্মীদের দায়িত্ব ও কর্তব্য নির্ধারণ ও বিকেন্দ্রীকরণ করা যায়। ফলে উচ্চ ব্যবস্থাপনার শক্তি, সামর্থ্য ও সময় কম ব্যয় হয় এবং তারা আরাে গুরুত্বূপূর্ণ কার্যে বেশি মনযােগ দেয়ার সুযােগ পায়।

১৩. উদ্দেশ্য অর্জনে সহায়ক :-

সুষ্ঠ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় পৃর্ব নির্ধারিত পরিকল্পনা ও মান অনুযায়ী কার্যাদি সম্পন্ন হচ্ছে কিনা তা যাচাই করে দেখা হয় এবং প্রয়ােজনে সঠিক সংশােধনমূলক পদক্ষপ গ্রহণ করা হয়। ফলে প্রতিষ্ঠানের মূল লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য অর্জন সহজ হয়।

উপরের বিস্তারিত আলোচনা থেকে আপনার নিশ্চয়ই বুঝতে পারছেন যে, সুষ্ঠ নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমেই পরিকল্পনায় নির্ধারিত মান ও গুণ অনুযায়ী সকল কার্য সঠিক সময়ে, সঠিক অর্থ ব্যয়ে এবং সঠিকভাবে সম্পাদন সম্ভব। অন্যথায় প্রতিষ্ঠানের মূল লক্ষ্যও উদ্দেশ্য অর্জন কখনো সম্ভব নয়।